Empresa en un día – paso a paso sin misterios

Revisando todas las consultas de nuestros clientes, y viendo el desconocimiento que existe sobre la materia, nos gustaría dejar claro cómo se crea una empresa en el portal de tu empresa en un dia, para que evalúen por sus medios, si les conviene o no contratar los servicios de una abogado especialista en creación de sociedades, y ojalá en nuestro caso, contratar a AbogaDOC.

Tengan en cuenta que contar con nuestra asesoría y asegurarse de que esté 100% bien redactada la escritura de tu empresa, siendo un único socio, con nosotros cuesta $39.990.-

Un poco de historia de tu empresa en un día

Se debe entender primero el contexto en el cual surgió el portal de tu empresa en un día. El mismo fue creado durante el gobierno de Sebastián Piñera (2013), ya que uno de sus principales focos era acelerar la economía, uno de los ítems más importantes para poder lograr un mayor movimiento en la economía, era generar más cantidad de empresas, facilitar el emprendimiento, lo que generaría mayor cantidad de empleos, posibilidad de inversión interna e internacional, etc.

Sin embargo, remontándonos a dicha época, existían varias piedra tope al momento de querer emprender y querer crear una empresa propia (y esto también lo digo por experiencia propia):

• La velocidad de los trámites,
• Los costos elevados,
• Los requerimientos legales,
• La burocracia de cada organismo que intervenía (CBR, Notaría, Diario Oficial)

Seamos sinceros: uno cuando empieza una empresa, quiere directamente ir a la acción, y comenzar a vender, entregar los servicios o productos que esta ofreciendo, que es lo divertido de los emprendimientos.

Encontrarte con que para crear la empresa vas a demorar más de un mes y te iba a costar aproximadamente 500 USD (era el costo promedio en Chile según varias fuentes en el 2013) no era una buena noticia.

El crear una empresa es un trámite legal necesario e importante, hay que prestarle atención y el tiempo necesario, ya que establece los cimientos para una gestión adecuada, una buena relación con tus socios y con las entidades bancarias/gubernamentales, pero al fin y al cabo, es un trámite legal.

Es por ello que el primero gobierno de Sebastián Piñera tomó cartas en el asunto, implementó una nueva ley, una nueva plataforma (tu empresa en un dia – tuempresaenundia.cl) y se implementaron nuevos procedimientos para crear empresas de una forma más sencilla y económica para todos los que estamos interesados en salir adelante, ya sea como independientes o emprendedores. AbogaDOC surge en el mismo año de estos cambios (2013).

¿Cuál de los DOS sistemas debo elegir para crear mi empresa?

Debe quedar claro que hoy en día (2018) siguen vigentes los dos sistemas para crear empresas y ambos tienen la misma validez legal en Chile, el nuevo sistema (tuempresaenundia.cl) esta implementado desde Mayo del 2013.

ACTUALIZACIÓN: Hoy en día centralizaron todos los trámites en EscritorioEmpresa.cl

Sistema Tradicional (vigente hoy en día, 2018):

El sistema antiguo o tradicional, consiste en la forma antigua de redacción de la escritura junto a un abogado (toma un modelo previamente escrito, lo re-escribe y adapta a tus necesidades y se lleva a notaría), en la notaría, se reduce el documento a escritura pública, y posteriormente se manda a publicar al Diario Oficial, una vez publicado, se continúa con la protocolización y la inscripción en el Conservador de Bienes Raíces (CBR), finalmente con todos estos documentos, se procede al arriendo de una dirección comercial, ya sea una Oficina Virtual o una oficina propiamente tal, donde atenderás a tus clientes. Con dicho contrato de arriendo, procedes al inicio de actividades SII y posteriormente a la municipalidad de tu comuna (asociada a la dirección que arrendaste), para tramitar la patente comercial y evitar así las multas correspondientes por no tramitarla.

Entonces en forma de resumen, crear una empresa en el sistema tradicional, cuenta al menos con los siguientes pasos:

• Abogado redacta la escritura de tu empresa.
• Socios van a firmar a notaría.
• Abogado coordina con la notaría la reducción a escritura pública.
• Notaría/Abogado coordina y publican en el Diario Oficial.
• Notaría realiza la protocolización de los documentos.
• Abogado realiza la inscripción ante el CBR.
• Abogado o emprendedor realiza las inscripciones ante SII y Municipalidad.

Sistema tuempresaenundia .cl (desde el 2013):

En el nuevo sistema, tuempresaenundia o EscritorioEmpresa, la redacción de la escritura se traduce a completar toda la información de tu sociedad en el portal de tu empresa en un dia , esto generará una escritura (que para términos prácticos la puedes imprimir, pero no es necesario) y un número de atención.

Suponiendo de que se ha hecho bien el trabajo de crear la sociedad, con el número de atención generado por el portal tuempresaenundia, hay que ir a una notaría con las cédulas de identidad de los socios vigentes, donde el notario cuente con Firma Digital para Notarios y el notario, luego de verificar las cédulas de los socios, firma y verifica la escritura subiendo su firma como notario al sistema.

Me gustaría dejar claro que, como socios, no se debería firmar ningún documento, es el notario que firma posteriormente al validar los datos de la escritura, pero existen algunas notarías que siguen exigiendo la firma en papel, pero debe quedar claro que bajo el sistema de tuempresaenundia, es una firma simbólica.

Que la notaría suba la firma, puede ser inmediato, pero en la práctica pueden demorarse hasta un día, 24 hs (AbogaDOC recomienda notarías con las cuales tenemos buenas experiencias en este trámite). Posteriormente a que se sube la firma, la empresa queda legalmente formada e inscrita en el Ministerio de Economía. La empresa obtiene un RUT único, como persona jurídica y a esta altura ya lo podemos verificar en el portal del SII, a través de situación de terceros SII.

Crear una empresa, bajo el sistema de Tu Empresa en Un Dia .cl, se resume en:

• Completar adecuadamente la información que tuempresaenundia solicita.
• Generar el Número de Atención (e imprimir la escritura generada, por la dudas).
• Ir con el Número de Atención a una Notaria con Firma Electrónica para Notario.
• “Firmar” la Escritura.
• Realizar el Arriendo de una Oficina Virtual o Comercial.
• Realizar el Inicio de Actividades ante Servicio de Impuestos Internos (SII).
• Tramitar la Patente Comercial ante la Municipalidad Correspondiente.

¿Qué Sistema Societario debo Seleccionar para Crear mi Empresa?

Creo que a esta altura tienes toda la información suficiente para tomar una decisión informada, pero si no es suficiente no gustaría agregar un poco de números.

Según el informe realizado por el Ministerio de Economía, en Enero del 2018. SOLAMENTE el 23% de las 10 mil empresas que se crearon dicho mes, se realizan bajo el Sistema Tradicional. Es un número bastante pequeño, considerando que aún la plataforma de tu empresa en un dia , no brinda todos los sistemas societarios posibles de crear, para poder crearlos bajo el sistema nuevo. Creemos que es cuestión de tiempo en que se deje en desuso.

De esta forma, recomendaríamos que aquellos que son tallados a la antigua, pueden seguir optando por el papel, pero deben tener en cuenta que los costos y los tiempos son mayores, estadísticamente puede llegar hasta 1500 USD el costo total (o más), dependiendo del estudio de abogados.

En el nuevo sistema, el costo de la creación/firma por socio, queda estipulado por Ley, e insisto por LEY, ya que muchas notarías cobran lo que estiman conveniente, son $6.000 pesos chilenos por cada firma. Si son varios socios y firman al mismo tiempo en la misma notaría son $6.000 pesos chilenos (13 USD aproximadamente). Estos son los costos administrativos, debiera adicionarse los costos de honorarios, en el caso de querer asegurarse y crear la sociedad con una apropiada asesoría legal de por medio.

En AbogaDOC para la creación de empresas utilizamos (en gran medida) el Sistema Simplificado de Empresas. Amparada en la ley 20.659, que entró en vigencia en el 2013, y es aceptada por todos los bancos y entidades gubernamentales.

Utilizamos este sistema debido a las ventajas que posee para nuestros clientes: rápida constitución de la sociedad, reducido costos asociadas a la creación y posibles modificaciones posteriores durante el funcionamiento de la empresa, te ahorras las publicaciones en el Diario Oficial y Conservador de Bienes Racies, y el 90% de los costos de Notario (más de $150.000 asociado a cada trámite en el sistema antiguo de creación de sociedades).

PASO a PASO para crear una sociedad en tu empresa en un día

La intención de este paso a paso, es que tengan un panorama amplio de lo que implica. No podemos centrarnos en todos los detalles porque literalmente sería un libro.

Vamos a tomar el ejemplo de una sociedad genérica y mencionar cada uno de los campos más relevantes. Dependiendo que tan bueno sea recibido este artículo, profundizaríamos más en otros artículos, si así lo amerita.

PASO 1) Crea tu usuario en tuempresaenundia

El único requisito que pide el portal de tu empresa en un dia , es que tengas un usuario registrado para poder crear tu sociedad.

No es necesario que todos los socios tengan usuario registrado, solamente aquel que va a crear la sociedad.

Una vez que estamos registrados, vamos a tener el acceso a la selección del tipo de empresa que queremos crear.

PASO 2) Elige el Nombre de la Sociedad a Crear

No existe limitación en cuanto al nombre de tu empresa, pero si existen requisitos legales por el tipo de sociedad en Chile.

Por ejemplo en el caso de la EIRL debe ser tu Nombre Completo + EIRL.

En una SpA no hay limitantes, solo se debe agregar SpA al final del nombre elegido, podría ser perfectamente “Coca Cola SpA”.

Debes tener en cuenta que no va a venir Coca Cola a demandarte (mientras no registres tu marca con ese nombre), y no hay un listado de empresas completo donde podamos ver los nombres de todas las empresas inscritas en Chile.

Trata de que el nombre elegido no sea ni muy corto, ni muy largo, ya que sino probablemente tengas problemas en la facturas que vas a emitir.

ACTUALIZACIÓN ENERO 2018: Todas las Facturas emitidas deben ser electrónicas a partir de Enero del 2018. Salvo algunas excepciones.

PASO 3) Indica el Domicilio Tributario

Este es uno de los pasos, que generalmente los emprendedores pasan por alto, y es relevante para luego realizar el inicio de actividades.

Debe quedar claro lo que es la dirección legal y otra la dirección tributaria, en el portal de tu empresa en un día, está mal señalada, aquí lo que estamos ingresando es la dirección legal, que no tiene mayor implicancia.

En el campo de la dirección legal, se puede usar cualquier dirección, ojalá sea la misma que la dirección tributaria. Pero en caso de que todavía no se cuente con una dirección tributaria o comercial, se puede poner la dirección particular.

Tener en cuenta que tiene ciertas limitantes el sistema para ingresar las direcciones, hay casos cuando son recintos o condominios, que no quedan bien individualizados, debido a las restricciones de la plataforma. Igualmente como mencionamos, no es relevante, ya que esta dirección es simplemente para decir donde se está creando la sociedad y determinando la jurisdicción legal en caso de conflictos.

PASO 4) Definir el Objeto Social de tu empresa

El objeto social, si no es la cláusula más importante, pega en el palo. Y esta es una de la principales errores que cometen todos los emprendedores que utilizan el sistema de tu empresa en un dia , sin ser asesorados por un estudio jurídico.

El objeto social debe ser lo suficientemente amplio y descriptivo para que te permita desarrollar las actividades económicas que quieras realizar, pero lo suficientemente concreto y específico para que no te lo rechacen en SII, al momento de seleccionar los GIROS.

Uno pensaría que si el sistema me deja poner todos los objetos que quiera, no debería haber conflicto con la ley, ni con el Servicio de Impuestos. Bueno, sorpresa!, si lo hay.

Muchos emprendedores quieren hacer desde construcción, hasta venta de juguetes, lo cual no está mal, se puede crear empresas que lo hagan, pero ahí es donde entra la experiencia del especialista en creación de sociedades.

Si quieren crear la empresa a través de tu empresa en un día nuestra recomendación, es que sean específicos y concretos con lo que quieren desarrollar con la empresa, en el corto plazo. Para evitar así posteriores modificaciones caras.

Por otro lado, la plataforma tampoco da ejemplos de algunas actividades económicas, tomando por ejemplo, Agricultura, lo plataforma solo muestra tres posibles giros o actividades relacionadas, lo cual no es correcto.

Redactar correctamente el objeto social de una una empresa tiene implicancias en las entidades bancarias también, dado que al momento de querer abrir una cuenta corriente para empresa, el staff jurídico del banco, revisa los estatutos sociales de tu empresa. Y si se encuentran mal escritos, implicará una modificación de último momento.

PASO 5) Indicar el Capital de la Sociedad

Se debe tener en cuenta que lo que pongan aquí, no quiere decir que lo van a terminar pagando en notaría o alguien se los va a exigir, es simplemente decir con que capital societario parte la empresa en el minuto 0. Pero tiene implicancias contables, al finalizar el primer año tributario, que recomendamos revisarlas con tu contador de cabecera o con un estudio contable, como Focus.

Este monto, es el monto razonable (digo razonable porque la ley no dice nada al respecto) el cual es suficiente para iniciar las actividades como empresa.

Si es una empresa minera, definir que van a haber $500.000 de capital inicial, suena poco real, probablemente en SII tenga alguna objeción al momento del inicio de actividades.

El poner un mayor monto no te va a dar ventajas al querer obtener un crédito, ni al crear una cuenta corriente en un banco.

Pero nuevamente, debe ser un monto razonable para partir una empresa, eres tu, y solo tu, el que tiene mayor conocimiento del rubro al cual se van a estar dedicando.

Por ejemplo, AbogaDOC partió en el 2013 con $200.000 pesos, pero con muchas horas de dedicación de los fundadores, por ende el capital inicial fue ligeramente un monto mayor.

PASO 6) Elegir el tipo de Administración en general

Esta sección es importante, ya que se define que pueden y que no pueden hacer los administradores y representantes legales, por ejemplo, ser contratados por la Sociedad.

Hay que ser bien detallista en qué facultades tienen y cuando la tienen los socios y los administradores.

Se debe contemplar el posible futuro de la empresa, nos ha pasado varias ocasiones, sobretodo en sociedades familiares, en donde existen peleas entre los familiares o contextos (viajes de largo plazo) que imposibilitan el desarrollo normal de las operaciones de la empresa.

Por ejemplo, definir que para todas las decisiones son necesarias las firmas de todos los socios de forma conjunta, pero resulta que dos socios se fueron de viaje indefinidamente, lo que provocará un gran dolor de cabeza, ya que tampoco es posible la modificación de la sociedad, dado que los socios se encuentran en el extranjero.

En estos casos se puede modificar la sociedad, pero va a ser bastante dificultoso el conseguir las representaciones adecuadas desde el extranjero, sin mencionar los costos asociados.

PASO 7) Arbitraje, distribución de las actividades y Pactos

En el caso de las sociedades por acciones, los pactos y las resoluciones de conflictos en caso de existir, son tan importante como todo lo dicho anteriormente.

El definir en cómo se van a hacer las juntas extraordinarias, quienes las van a hacer, cómo y cuándo, o cómo se van a ceder las acciones preferentes, puede ser determinante para la operación de la sociedad y así, aumentar o disminuir las probabilidades de que la misma sobrepase el primer año de vida o muera en eternas discusiones (dependiendo de los socios/accionistas).

Nuevamente, en este caso, entramos en un terreno que no esta muy bien definido en la plataforma de tu empresa en un día.

PASO 8) Datos de cada uno de los Socios

En general este paso, es el más sencillo de todos, a menos que el aporte de un socio implique otra cosa que no sea dinero, por ejemplo, bienes.

En este caso conviene tener bien clara la individualización de cada bien y el valor de cada uno de ellos.

Tener en cuenta que a partir de la declaración de este aporte, significará que el bien pasa a ser propiedad de la empresa. Y por lo cual, por ejemplo, un auto, puede ser embargado en caso de deuda de la empresa.

PASO 9) Adjuntar documentación

Este paso solo es necesario cuando hay que presentar mayor documentación, que exigirá la notaría al momento de la firma, en caso de que por ejemplo, estemos ante una sociedad conyugal entre los socios y la mujer quiera acreditar ingresos externos.