El acto de apostillar o generar apostillas, autentican documentos públicos para su aceptación en países extranjeros que cumplen con la Sección de Apostilla de la Convención de La Haya.
Una apostilla es un certificado, o sello generalmente emitido por una entidad pública donde se origina el documento.
La Convención de La Haya para Eliminar el Requisito de la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros, la Convención de la Apostilla o el Tratado de la Apostilla es un tratado internacional redactado por la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado.
Este convenio especifica las modalidades a través de las cuales un documento emitido en uno de los países signatarios puede certificarse para fines legales en todos los demás estados signatarios.
Una certificación bajo los términos de la convención se llama apostilla. Es una certificación internacional comparable a una certificación notarial en el derecho interno, y normalmente se debe complementar con una notarización local del documento.
Si la convención se aplica entre dos países, dicha apostilla es suficiente para certificar la validez de un documento, y elimina la necesidad de una doble certificación, por parte del país de origen y luego por el país de recepción (sin embargo en la práctica es recomendable verificar los requisitos en ambos países).
El sello o certificado puede estar adherido a un certificado de nacimiento, estatutos corporativos, poderes legales, escrituras u otros documentos que se utilizarán en un país donde se aceptan apostillas.
¿Cuales son los beneficios de apostillar un documento?
El beneficio principal es eliminar las visitas institución tras institución en el país que recibe el documento para legalizarlo, la apostilla cuenta con otros beneficios, como:
Validación internacional de documentos apostillados:
Los documentos emitidos en Chile certificados mediante una apostilla serán reconocidos en cualquier país perteneciente a la Convención de La Haya, que hayan firmado el convenio. Sin necesidad de otro tipo de certificación (sin embargo, esto varía de país en país, es recomendable verificar con el país destino, los trámites que se deben realizar). La misma situación se dará en el caso de los documentos apostillados por los países en convenio que ingresen a Chile.
Apostilla Electrónica:
El sistema implementado en Chile es de tipo e-Apostilla, que es un sistema informático que permite apostillar de manera electrónica a través de firma electrónica avanzada. Además, su autenticidad podrá ser consultada por el código de verificación mediante un sistema online.
Apostillado Descentralizado:
Se podrá apostillar un documento en todas las regiones del país, ante las autoridades competentes.
Apostilla Gratuita (en Chile):
Apostillar un documento no tendrá costo adicional para los usuarios. Sin embargo, tendrá que consultar en cada servicio el valor del documento que desea apostillar, por ejemplo, si deseas apostillar una protocolización de un documento, este trámite lo debes realizar antes, con sus costos asociados de notario (en Chile).
Asimismo, deberá tener en consideración que algunos documentos requieren de un trámite previo al apostillamiento, que consiste en el reconocimiento de firma, el cual puede tener un costo adicional.
Vigencia indefinida:
La apostilla no caduca, es por ello que una vez que se genera, su vigencia es indefinida. Sin embargo, deberá consultar la vigencia de cada documento y si esta vigencia aplica en el páis destino.
¿Quién puede apostillar un documento?
Todas las personas que posean documentación que requiera acreditar su autenticidad en el extranjero, pueden solicitar la apostilla ante la institución competente que corresponda.
Tampoco es necesario que sea el titular quien solicite la apostilla, puede ser solicitado por un tercero como su representante.
¿Qué es una apostilla?
Paso a Paso para apostillar (independiente del país)
Las Apostillas son colocadas por las Autoridades Competentes designadas por el gobierno de un estado que es parte de la convención.
La Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado mantiene una lista de estas autoridades. Ejemplos de autoridades designadas son embajadas, ministerios, tribunales o gobiernos (locales).
Si quieres seguir el paso a paso en Chile y las instituciones competentes en Chile, ver sección más abajo.
Paso 1
Verifique que el país para el que está preparando su documento acepte apostillas, así como también el país donde recibirá los documentos apostillados. La lista de países está disponible en línea en el sitio web de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado.
Para ser elegible para una apostilla, el documento debe ser emitido o certificado primero por un oficial reconocido por la autoridad que emitirá la apostilla.
En algunos casos, se pueden requerir certificaciones intermedias en el país en el que se origina el documento antes de que sea elegible para una apostilla.
Paso 2
Revise su documento para asegurarse de que sea original y esté firmado por un notario público en ejercicio, aunque dependiendo del país puede ser otra entidad (ejemplo, en Uruguay, un escribano).
Paso 3
Realizar las gestiones en la entidad que apostilla los documentos. Verificar que se encuentre apostillado el documento con los sellos correspondientes. Y en caso de que se utilice la apostilla electrónica, que posea el documento con los datos que identifica la apostilla.
¿Qué contiene la apostilla?
La apostilla o el acto de apostillar, es un sello o forma impresa que consta de 10 campos estándar numerados.
En la parte superior está el texto APOSTILLA, debajo del cual se coloca el texto de “La Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961”. Este título debe estar escrito en francés para que la Apostilla sea válida (artículo 4 de la Convención).
En los campos numerados, se agrega la siguiente información (puede estar en el idioma oficial de la autoridad que lo emite o en un segundo idioma):
1) País … [por ej. , Chile]
El presente documento es público
2) Ha sido firmado por [p. Juan Perez]
3) Quien actúa en calidad de [p. Notario público]
4) lleva el sello / timbre de [p. Notaría de XXXX]
Certificado
5) en [por ej. SANTIAGO]
6) el día… [p. 17 de Noviembre de 2017]
7) por … [p. el Jefe Ejecutivo de la Región Metropolitana]
8) Bajo el número … [p. EAC315626]
9) Sello / Timbre … [de la autoridad que da la apostilla]
10) Firma
La información puede colocarse en el documento mismo, en la parte posterior del documento o adjuntarse al documento como un todo.
¿Qué pasa si no quiero apostillar un documento?
En caso de que no se realice el apostillado, ya sea por voluntad o porque alguno de los países no es parte del convenio. El documento debe estar certificado por el Ministerio de Relaciones Exteriores del país en el que se originó el documento, y luego por el Ministerio de Relaciones Exteriores del gobierno del estado en el que se utilizará el documento; una de las certificaciones a menudo se realizará en una embajada o consulado.
En la práctica, esto significa que el documento debe estar certificado dos veces antes de que pueda tener efecto legal en el país receptor.
¿Donde puedo apostillar en Chile?
Quienes deseen apostillar un documento y dependiendo del tipo del mismo, tendrán que dirigirse a:
- Las secretarías regionales ministeriales de los ministerios de: Educación, Justicia y Salud.
- Las oficinas regionales dispuestas por el Servicio de Registro Civil e Identificación.
- Las oficinas de atención de público del Ministerio de Relaciones Exteriores.
- Las direcciones de Servicios de Salud.
- Intendencias de Prestadores de Salud.
¿Qué documentos puedo apostillar en Chile?
En Chile se podrán apostillar los siguientes documentos:
Ministerio de Educación (MINEDUC):
- Certificados de estudios expendidos por el MINEDUC (en línea).
- Certificados expendidos por establecimientos educacionales reconocidos por el MINEDUC.
- Documentos de instituciones de Educación Superior reconocidas por el MINEDUC.
- Documentos de instituciones de Educación Superior revocadas (cerradas) y que fueron reconocidas oficialmente por el MINEDUC.
- Documentos de instituciones de las Fuerzas Armadas de Orden y Seguridad.
Ministerio de Justicia:
- Documentos notariales (escrituras públicas, declaraciones juradas, instrumentos protocolizados, entre otros).
- Copia de inscripción en Registro de Conservadores, certificado de dominio vigente, posesión efectiva, vigencia y personería de sociedades, entre otros.
- Copia de documentos emitidos en archivos judiciales.
- Copia de sentencias y otras resoluciones dictadas por tribunales pertenecientes al poder judicial.
- Actos administrativos y otros documentos emitidos por autoridades de los servicios dependientes al Ministerio de Justicia.
- Actos administrativos y otros documentos suscritos por la ministra, subsecretario o secretarios regionales del Ministerio de Justicia.
Servicio de Registro Civil e Identificación (SRCeI):
- Fotocopias de registros y actas.
- Partidas de defunción, nacimiento y matrimonio.
- Pase de sepultación.
- Certificados.
- Copia íntegra manuscrita (certificados de nacimiento, matrimonio, defunción).
- Libreta de matrimonio.
- Fotocopia original del cese de convivencia.
¿En qué fecha entró en vigencia el apostillado para Chile?
La apostilla entró en vigor internacional para Chile el 30 de agosto de 2016.
A partir de esa fecha, todos los documentos apostillados en Chile para ser utilizados en un país miembro del Convenio de la Apostilla, deberán ser reconocidos sin necesidad de otro tipo de certificación, por parte del país receptor (miembro del convenio).
De igual forma, los documentos que ingresan apostillados a Chile (desde los países parte del Convenio) deberán ser reconocidos sin necesidad de una certificación adicional a contar de la misma fecha.
¿Cuál es la vigencia de la Apostilla en un documento?
Una vez generada, la Apostilla tiene una vigencia indefinida, por lo que no caduca.
Sin embargo, es importante considerar que en algunos casos los certificados o documentos que son apostillados si tienen fecha de vigencia, por lo que podría darse la situación de contar con una Apostilla vigente vinculada a un certificado o documento cuya vigencia ha expirado.
En esos casos, es posible que deba gestionarse tanto la emisión de un nuevo documento o certificado, como apostillar nuevamente el documento nuevo.
Abuso del apostillado
La Apostilla no proporciona información sobre la calidad u originalidad del contenido en el documento subyacente, sino que certifica la firma (y la capacidad de quién la colocó) y la corrección del sello / sello en el documento que debe ser certificado.
En 2005, la Conferencia de La Haya encuestó a sus miembros y elaboró un informe en diciembre de 2008 en el que expresaba su profunda preocupación por los diplomas y certificados de títulos emitidos por las “fábricas de diplomas”.
El riesgo proviene del hecho de que las distintas estampillas del gobierno dan al documento un aire de autenticidad sin que nadie haya revisado el documento subyacente.
Se puso de relieve el posible abuso del sistema “Particularmente preocupante es el posible uso de las calificaciones del diploma de fábrica para eludir los controles de migración, posiblemente por potenciales terroristas”.
La comisión de evaluación de la Conferencia de La Haya expresó su preocupación sobre si este tema podría afectar a toda la convención. “… la Apostilla no ‘mira a través de la certificación’ y no se relaciona con el diploma en sí … Existe un claro riesgo de que tales prácticas puedan minar la efectividad y, por lo tanto, la operación exitosa de la Convención de la Apostilla”.
En febrero de 2009, la Conferencia de La Haya recomendó enmendar la redacción de la Apostilla para dejar en claro que solo el sello y la firma estaban autenticados.
La fraseología que se agregará es: “Esta Apostilla solo certifica la firma, la capacidad del firmante y el sello o estampilla que lleva. No certifica el contenido del documento para el que se emitió”. Lo podemos ver en la imagen a continuación, que va en la parte debajo de la apostilla.
En AbogaDOC registramos marcas de otros países y recibimos los poderes con apostillado, por lo cual es un documento bastante conocido y de uso común a esta altura. Si te encuentras interesado en cotizar servicios de registro de marca, contáctanos y avanza en tu trámite sin problemas.