¿Qué es una oficina virtual?
Una oficina virtual es un lugar físico, generalmente arrendado por un tercero, al que le delegas tareas administrativas, legales, jurídicas, etc; usado principalmente como medida estratégica para abaratar costos.
Los servicios que principalmente provee una oficina virtual son:
Servicios: Recibir tu correspondencia, atender a los posibles clientes que lleguen, tomar recados, contestar llamados, etc.
Dirección Comercial y Tributaria: Son las direcciones necesarias para formalizar tu empresa ante el SII la cual, debe ser una dirección que esté declarada para uso comercial y domiciliaria; De esta manera no será necesario gastar en un arriendo físico de oficina.
CoWork: En caso de que necesitaras una oficina física para operar por periodos cortos de tiempo, reuniones o charlas, las oficinas virtuales pueden proveerte de estos lugares y solo pagarás por la cantidad de horas que uses, abaratando los costos fijos si no necesitas una oficina en horario completo.
¿Para quién sirve la Oficina virtual?
La oficina virtual es principalmente útil para los siguientes casos:
Empresas dedicadas a los servicios: El nicho principal al que apunta una oficina virtual son las empresas de servicios que quieran abaratar costos operacionales debido a que no usan lugares físicos para operar.
Emprendedores que usen oficinas esporádicamente: abogados, psicólogos, contadores, etc; personas que debido a los servicios que ofrecen, necesitan por períodos cortos de tiempo una oficina para atender clientes, además de los servicios de secretaría y dirección tributaria y comercial.
Si estás buscando formar una empresa que ofrezca servicios y que no necesite un lugar físico para operar, pero si necesita alguien que reciba tu correspondencia y un lugar en el que atender a tus clientes, la oficina virtual es tu mejor opción.
¿Qué es un Domicilio comercial?
Cuando hablamos de oficina virtual, siempre surge el término de “domicilio comercial”, que es el domicilio físico donde la empresa ejecuta el negocio. Hay muchas empresas que no requieren de un espacio físico, sin embargo, servicio de impuestos internos (SII) exige que cada empresa tenga un domicilio comercial al momento de crear la empresa y hacer inicio de actividades.
Todas las propiedades (inmuebles) tienen carácter residencial o comercial, dependiendo la zona en que estén ubicadas o la actividad que realicen, lo que es calificado por cada Municipalidad. Para que el lugar que elijas como domicilio comercial, cumpla el requisito del SII, para la iniciación de actividades, el lugar donde se encuentre debe tener el carácter de comercial.
En caso de no tener domicilio comercial, tiene 3 opciones para obtenerlo:
1) Habilitar su casa habitacional propia/arrendada:
- Si uno es dueño, se debe solicitar autorización uso de suelo en Municipalidad, tramitar y pagar la patente comercial. Esta opción no es segura, cuando no se ha tramitado anteriormente, la Municipalidad puede no otorgar la autorización correspondiente.
- En caso de estar dentro de un condominio, deberá solicitar autorización a los demás co-propietarios.
- En caso de ser arrendatario, deberá solicitar autorización expresa del propietario del inmueble, la que deberá ser firmada ante Notario.
2) Que alguien nos ceda un domicilio comercial,
Se debe firmar un documento de cesión de domicilio ante Notario.
3) Arrendar una Oficina Virtual o una Oficina Física,
La modalidad de oficina virtual, es la más económica, está pensada para aquellas personas que no necesitan de atención a público. Puede no aplicar dependiendo del giro de la empresa que se está conformando.
¿Que es un domicilio tributario?
El denominado “domicilio tributario” corresponde a la dirección de un tercero que le presta al contribuyente, generalmente las ofrecen aquellos terceros que brindan el servicio de “Oficina Virtual”.
Este domicilio tributario pasaría a ser el domicilio que corresponde al principal lugar en el cual desarrolle la actividad declarada, que es lo requerido para la inscripción en el R.U.T. y la declaración de inicio de actividades, así como para la emisión de facturas y otros documentos tributarios. En conformidad al artículo 13 del Código Tributario.
Debe comprenderse que el domicilio tributario de la señalada oficina virtual, pueda constituirse válidamente para los efectos de notificaciones, para todos los giros especificados por SII, dado que intrínsecamente hay giros que depende de “servicios” o condiciones de la oficina, que las misma oficina virtual en general no puede ofrecer, como por ejemplo, giros relacionados a la fabricación de alimentos.
¿Qué requisito debe tener el domicilio tributario u oficina virtual?
Todas las propiedades tienen carácter residencial o comercial, dependiendo la zona en que estén ubicadas o la actividad que realicen, lo que es calificado por cada Municipalidad. Para que su lugar cumpla el requisito del SII, el lugar donde se encuentre debe tener el carácter de comercial.
¿Es necesario contar con un domicilio tributario al momento de crear la empresa?
NO es necesario contar con el domicilio comercial, para firmar la escritura de constitución de la sociedad y obtener el RUT de la nueva empresa (EIRL, SRL, SPA).
Esto es debido a que en la escritura, lo que se señala es la dirección legal para términos de resolución de conflictos, en palabras simples, una jurisdicción legal indicada a través de una dirección. Esta dirección legal perfectamente puede ser cualquier domicilio personal de los socios. Nadie verificará esta dirección, pero tener en cuenta que será considerada en caso de demandas legales.
Sin embargo, para hacer el inicio de actividades ante el SII y poder emitir facturas SI se requiere el domicilio comercial y tributario.
¿Puedo usar mi dirección personal?
Puedes utilizarla, siempre y cuando cumplas con los requisitos indicados anteriormente, que estos son, contar con un contrato notarial de arriendo a nombre de la empresa, pero para ello se deben considerar varios factores.
Por experiencia práctica, solamente si eres dueño del inmueble o algún conocido cercano lo es, es posible utilizar la dirección personal como comercial. Dada las implicancias legales del contrato de arriendo que hay que cumplir.
Posterior a esto, debes tramitar la patente comercial, que también tiene sus complejidades, y pueden rechazarlo dependiendo de las condiciones del inmueble.
Por otro lado, existen consecuencias tributarias directas al cambiar la tipología del suelo, de habitacional a comercial, dado que existe un aumento de entre un 8% a un 15% por las contribuciones que se pagan de manera semestral/anual, por ser dueño del inmueble. En caso de que no se estén pagando contribuciones (beneficio fiscal en algunos tipos de inmuebles), pasarías a perder dicho beneficio y empezar a pagarlo.
Por recomendación práctica. NO recomendamos el uso de una dirección personal como comercial, dado que dicha dirección queda registrada en todas las facturas electrónicas que se emiten y queda registrado en el historial de SII. Esta condición, puede dar para situaciones incómodas en caso de demandas legales o clientes molestos por alguno de los servicios o productos que has vendido.
Adicionalmente, los fiscalizadores cuando van a terreno, por la verificación de giro, en el caso de que utilices una dirección personal habitacional, se van a dar cuenta de que efectivamente no es una dirección comercial.
Lo que va a provocar problemas administrativos, como tener que cambiar la dirección, pero para hacer ello, debes tramitar la patente comercial (si es que no lo has realizado antes) y posteriormente sacar una nueva patente, ahora si, donde tengas la dirección comercial.
Si estás queriendo hacer iniciación de actividades como persona natural o jurídica, y estás buscando una oficina virtual, AbogaDOC puede ayudarte con estos trámites.