Al escuchar “Aspectos legales de una empresa” muchas personas lo primero que piensan es en asuntos judiciales, sin embargo, la representación legal es una figura que va mucho más allá. En las siguientes líneas te explicamos de qué se trata esta representación.
Existen diversas formas de establecer la representación legal de una sociedad. Estas pueden ser divididas entre los medios derivados de la voluntad de él o los titulares y de la representación legal derivada del orden público o ley.
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¿Qué es la representación legal y cuáles son los aspectos legales de una empresa?
La Sociedad para relacionarse con otros sujetos (naturales o jurídicos) debe tener órganos que la representen en las diferentes áreas de sus funciones, recuerda que se trata de una persona ficticia, por lo que necesita de seres humanos que desarrollen sus actividades.
La sociedad deberá tener personas que ejecuten los aspectos legales de una empresa en todas las áreas. Ejemplo: en el área comercial tendrá un gerente o administradores que se relacione con los otros sujetos del mercado y en lo que respecta a los compromisos legales que adquiera, necesita un representante legal (ambas representaciones pueden ejercerlas las mismas personas, no es necesario que sea diferente).
El representante legal de la sociedad es aquel que actúa en nombre de la sociedad en los actos que impliquen una compromiso legal por parte de esta. Por lo tanto, la representación legal en este caso es, la acción de celebrar o participar en actos que comprometen legalmente a la sociedad.
¿Quién es el representante legal de la sociedad?
Al hablar sobre los aspectos legales de una empresa, una de las primeras preguntas que surge es ¿quién es el representante de la sociedad? Respecto a ello es importante decir que no necesariamente los socios son representantes legales, en muchas sociedades el representante no forma parte de la sociedad.
No existe una sola respuesta para esta pregunta. La representación legal depende del tipo de sociedad y de la voluntad de sus accionistas. Todas las sociedades pueden designar uno o varios representantes legales, que pueden ser o no socios.
Ahora bien, cuando la sociedad no establece ninguna disposición acerca de su representación legal, se aplicará lo que establezca la ley respecto con cada tipo de sociedad. Por lo general, si no hay disposición específica sobre la representación, pueden ser representantes los socios o los integrantes del órgano administrativo (ejemplo: la junta de accionistas, en el caso de la SpA).
¿El representante legal de la sociedad tiene que ser uno de los socios?
Esta pregunta es muy común entre los aspectos legales de una empresa. Algunas veces los empresarios quieren otorgar la representación legal de su sociedad a algún sujeto externo y piensan que para ello deben integrarlos como socio. ¡Esto no es necesario!
Tú puedes asignar la representación legal de tu sociedad a cualquier persona, aún cuando esta no sea socio o forme parte de esta.
Esto no representa ningún tipo de inconveniente, solo debes utilizar los medios ideales para conferir la representación y cumplir con las formalidades exigidas por la ley para cada tipo de sociedad.
¿Cómo se establece la representación legal de una sociedad?
Según la voluntad de las partes
En general, en materia de sociedades, se concede prioridad a las disposiciones privadas convenidas entre las partes (en caso de que sea más de un titular). En cuanto a la representación legal, aplica la misma regla. Las sociedades tienen libertad de designar a uno o más representantes legales. Esta designación la pueden realizar a través de actas sociales o de mandato.
Acta constitutivas o de asambleas de la sociedad
La representación legal de la empre entre los aspectos legales de una empresa puede ser establecida en los estatutos constitutivos de la sociedad, es decir, en documento o contrato que creó a la persona jurídica (en caso de que sean varios titulares, la representación debe ser designada bajo aprobación de los sujetos competentes).
Si la sociedad ya está constituida y no se estableció nada sobre su representación legal o quiere cambiarse lo establecido, pueden realizarse las modificaciones necesarias en un acta de modificaciones, que deberán suscribir los socios y deberas registrar de acuerdo a las formalidades que procedan según el caso (si es una sociedad del sistema convencional, ante el conservador y si es una sociedad del nuevo sistema, en la página web correspondiente)
Mandato de la sociedad
El mandato es un documento legal bastante conocido y utilizado por la comunidad. A la mayoría nos ha tocado realizar un mandato o poder por alguna razón legal o administrativa, al menos una vez en la vida.
Este documento consiste en que un sujeto “mandatario” confiere poder y facultades a uno o varios sujetos para que estos efectúen algunas actuaciones en su nombre. En el caso de la representación legal social, la sociedad designa a través del mandato a los sujetos que ejercerán su representación.
El mandato que confiere la sociedad puede ser amplio o específico, es decir, la sociedad puede otorgar mandato a una persona para que esta la represente legalmente en determinados actos (especificar en qué momentos podrá actuar como representante) o puede conferir un mandato donde establezca que la representación es general y amplia, para que el sujeto esté facultado en todo momento y ante cualquier actuación.
Según la ley
Por aplicación supletoria de la ley. En aquellos casos donde la sociedad no establece nada sobre su representación legal, se aplicará lo que dispongan las leyes correspondientes, de acuerdo al tipo de sociedad que se trate.
¿Cuando es necesario un representante legal para la sociedad?
En términos generales de los aspectos legales de una empresa, se considera que el representante legal es necesario para realizar actuaciones que comprometan a la sociedad (especialmente en temas de responsabilidad). Su figura es requerida más que todo en actuaciones tributarias; legales; comerciales; incluso judiciales, entre otras actuaciones, siempre y cuando estas vean comprometida de alguna manera la responsabilidad de la sociedad.
El representante es especialmente útil en aquellas sociedades que se encuentran integradas por varios socios o donde estos por una u otra razón están ausentes en las actividades de la sociedad.
El representante legal podrá actuar (según el alcance de sus facultades) en actividades derivadas del negocio o giro comercial; en obligaciones de la sociedad; e incluso en aquellas situaciones donde se deba representar algún derecho de la sociedad.
La figura del representante legal es una de las más útiles e importantes en materia de sociedades. Hoy en día, la mayoría de las sociedades designan un representante legal que se encargue de actuar en nombre de la sociedad.
Especialmente por lo ventajoso que resulta para aquellas sociedades que poseen varios socios o aquellas donde los titulares no pueden formar parte constante de las actuaciones de la sociedad (ejemplo: porque viven fuera del país o viajan mucho).